Công việc cốt lõi của một BA là gì?

10 vai trò và trách nhiệm cơ bản của một BA

Yêu cầu nghiệp vụ là yếu tố cốt lõi và căn bản nhất trong việc phát triển một giải pháp kĩ thuật. Thế nhưng để có được những định nghĩa đúng đắn và phù hợp, một loạt những công việc liên quan phải được thực hiên. Dưới đây là 10  vai trò cũng như công việc chính trong việc xác định và quản lý yêu cầu nghiệp vụ:

1.         Rút trích yêu cầu - Yêu cầu nghiệp vụ là tối quan trọng để có thể phát triểu một giải pháp kĩ thuật. Vậy nên nghiệp vụ (solution requirements) được xác định một cách không chính xác hay không phù hợp sẽ luôn là lí do chính làm dự án thất bại.  Do đó, một người BA được yêu cầu thực hiện những bước khảo sát, tương tác và rút trích nhu cầu từ các đối tượng liên quan; từ nguyên tắc kinh doanh cơ bản, chính sách luật pháp đến các đối tượng người dùng của dự án.

2.         Dự đoán và xác định yêu cầu -  BA chuyên nghiệp và kinh nghiệm luôn hiểu rằng tình hình kinh doanh luôn thay đổi. Hiện thực đó dẫn đến sự phát triển không ngừng của nghành công nghệ nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh thay đổi. Dưới sự chuyển động không ngừng, chốt kế hoạch và yêu cầu sản phẩm là một bước hết sức cần thiết và quan trọng để thúc đẩy hiện thực hoá và đảm bảo sự thành công của dự án. Công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng dự đoán và xác định yêu cầu dựa trên những kết quả phân tích bản chất hiện tại và tương lai hoặc những yếu tố tiềm ẩn chưa được cân nhắc của sản phẩm. Đây có thể được xem như là bước ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.

3.     Giới hạn và đảm bảo tính tập trung của yêu cầu - Trong quá trình hoàn thiện yêu cầu nghiệp vụ của sản phẩm, BA luôn phải tỉnh táo để giữ được sự tập trung vào những nhu cầu cơ bản cốt lõi (business needs). Sự tập trung này sẽ giúp tránh được việc định nghĩa nhu cầu theo ý muốn chủ quan của một bên, điều mà có thể dẫn đến những yêu cầu lan man và không quan trọng đối với nhu cầu cốt lõi. Trong nhiều trường hợp mối liên hệ giữa yêu cầu giải pháp (solution requirements) và nhu cầu (business needs/requirements) không rõ ràng sẽ dẫn đến việc chứng thực tính quan trọng và độ ưu tiên của yêu cầu nghiệp vụ không được thực hiện một cách đúng dắn và chính xác. Điều này cũng sẽ dẫn đến những thay đổi không quan trọng được đưa ra và dần làm cho giải pháp ngày càng đi xa vời đối với nhu cầu cốt lõi.

4.        Tổ chức yêu cầu của giải pháp - Yêu cầu giải pháp thường bắt đầu từ những nguồn rất khác biệt, đôi khi có thể là đối lập. Người BA phải tổ chức và quản lí yêu cầu một cách hiệu quả cho vấn đề truyền tải dành cho tất cả các bên. Yêu cầu giải pháp (solution requirements) nên được phân loại tuỳ thuộc vào nguồn gốc cũng như điều kiện triển khai của nó. Sắp xếp và tổ chức thoả đáng sẽ giúp cho yêu cầu không bị rườm rà và gọn gàng, súc tích điều mà giúp cho việc triển khai dự án được tối ưu nhất trong vấn đề thời gian và chi phí.

5.        Chuyển đổi yêu cầu - BA phải là người rất giỏi trong việc chuyển đổi từ nhu cầu (business needs/requirements) thành yêu cầu của giải pháp hay sản phẩm (Solution requirements). Công việc này được thực hiện với khả năng phân tích và mô hình hoá yêu cầu thật tốt trong khi tất cả những yêu cầu được đưa ra phải được xây dựng trên sự tập trung và liên quan đến những mục tiêu và nhu cầu chiến lược. 

6.        Bảo đảm tính đúng đắn của yêu cầu nghiệp vụ - Tại những thởi điểm nhất định trong quá trình triển khai dự án, BA phải thường xuyên thực hiện việc kiểm tra và chứng thực những chức năng đang được phát triển (solution requirements) để đảm bảo chúng được xây dựng hợp lí, chính xác và thoả mãn được nhu cầu cốt lõi (business needs) đã được xác định từ ban đầu. Việc kiểm tra định kỳ này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro đầu tư bằng cách đảm bảo giải pháp đang xây dựng đáp ứng được nhu cầu cốt lõi trước khi tiến hành những bước đầu tư tiếp theo.

7.        Đơn giản hoá yêu cầu sản phẩm - BA phải luôn chú trọng tính đơn giản của yêu cầu. Thoả mãn được nhu cầu cơ bản (business needs) là ưu tiên hàng đầu của tất cả các dự án về IT. BA luôn phải xác định được đâu là nhu cầu cơ bản để tránh những công việc và nghiệp vụ rườm rà, không có liên hệ trức tiếp đến nhu cầu. 

8.        Kiểm tra và xác thực yêu cầu sản phẩm - BA phải triển khai việc kiểm tra và xác thưc sản phẩm để đảm bảo sản phâm được xây dựng sẽ đáp ứng đầy đủ và trọn vẹn nhu cầu cơ bản (business needs). Việc kiểm tra và xác thực sản phẩm được thực hiện liên tục xuyên suốt quá trình triển khai dự án. 

9.        Quản lý yêu cầu nghiệp vụ - Một cách đặc trưng là trong suốt quá trình phát triển của 1 dự án, yêu cầu nghiệp vụ (solution requirements) sẽ được truyền đạt, phản hồi và thống nhất. Trong vòng tuần hoàn đó thì nhu cầu cơ bản (business needs), cơ sở cơ bản hình thành 1 dự án, sẽ có thể được kiểm tra và phân tích lại. Tất cả những biến đổi trong vòng tuần hoàn đều dẫn đến yêu cập nhật đối với nghiệp vụ hay chức năng của sản phẩm. Tại đây, người BA được yêu cầu phải có khả năng quản lí yêu cầu nghiệp vụ một cách có hệ thống và khoa học. Đây tuy là công việc nhàm chán nhưng rất quan trọng cho việc quản lí triển khai dự án, quản lí phạm vi dự án, phân tích và đánh giá ảnh hưởng v.v.

10.   Vận hành, theo dõi và đề xuất cải tiến - Một khi tất cả yêu cầu nghiệp vụ đã được định nghĩa và thống nhất, sản phẩm được phát triển và chuyển giao, vai trò của người BA sẽ được chuyển sang việc bảo trì, theo dõi và đề xuất cải tiến. Công việc này liên quan đến một loạt những công tác liên quan như theo dõi, kiểm thử, báo cáo và đề xuất cải tiến/thay đổi để đáp ứng tốt hơn đối với nhu cầu cơ bản. Việc thành lập kế hoạch và đề xuất cũng sẽ được khởi xướng bởi người BA.