Tại sao business analyst?

 “Nghề BA là những công việc và thực hành nhằm thúc đẩy thay đổi trong một tổ chức (từ mô hình kinh doanh cho đến tổ chức nhân sự) bằng việc xác định được nhu cầu từ các bên liên quan và đề xuất giải pháp để đáp ứng những nhu cầu đó.- trích ý IIBA BABOK v3

Nhìn theo một cách đơn giản hơn, cơ bản mà nói một dự án đưa ra là nhằm tạo ra một sự thay đổi nhất định nào đó. Công việc BA là không những tìm cơ sở/lý do chứng minh cho sự cần thiết của một nhu cầu thay đổi mà còn phải tích cực đề xuất giải pháp nhằm đáp ứng định hướng đó.

Nhìn vào nghĩa rộng của định nghĩa bên trên thì thấy rằng nghề BA hoàn toàn không chỉ giới hạn trong nghành IT. Việc đề xuất giải pháp hoàn toàn có thể liên quan đến bất kì sự thay đổi nào hơn là chỉ nhắm đến sự thay đổi của hệ thống phần mềm. Mục tiêu quan trọng cuối cùng cho sự thay đổi (mà BA sẽ phải đề xuất) vẫn phải là nhằm đạt giái trị nhất định nào đó cho tổ chức hay công việc của con người. Trong thực tế, có rất nhiều BAs không làm cho nghành IT mà lại thiên về việc hỗ trợ kinh doanh hay vận hành tổ chức bằng việc đề xuất cải thiện qui trình vận hành, cải thiện mô hình kinh doanh hay tái tổ chức cấu trúc tài chính v.v.

Mô hình tối giản bên dưới thể hiện các bước mà một BA có thể tham gia. Theo đó, tuỳ thuộc vào nhu cầu, một BA có thể được yêu cầu tham gia và làm những công việc khác nhau tại những giai đoạn hay thời điểm khác nhau. Tuy nhiên trong thực tế rất ít BA có thể làm tất cả công việc từ A đến Z. Đa số BAs sẽ có thể được phát triển chuyên biệt với những công việc vai trò cụ thể.

Tuy chưa phải là cuối cùng và con tiếp tục mở rộng, nhưng danh sách bên dưới là những vị trí mà ta thường được nghe khi nói về nghề BA. 

·             Business Analyst: Đây là vị trí mà ta không nên lẫn lộn với tên chung Business Analyst của nghành. Thay vào đó, vị trí này là bao gồm những BAs sở hữu kĩ năng và hiểu biết về tình hình thị trường của một mảng kinh doanh cụ thể nào đó, hoặc nghiệp vụ của một nghành nghề nào đó. Trách nhiệm chính của vị trí này là phân tích qui trình, nguyên tăc nghiệp cụ, mô hình cơ cấu tổ chức v.v. để xác định được vấn đề về vận hành kinh doanh rồi từ đó đề xuất giải pháp. Nhìn chung, giải pháp mà vị trí này đưa ra tập trung giải quyết vấn đề bằng việc thay đổi từ mô hình kinh doanh cho đến qui trình làm việc của phòng ban.

Hình mẫu về vị trí này là bao gồm rất nhiều chuyên gia tư vấn tại các công ty tổ chức lớn. Một số những chức danh khác có cùng ý nghĩa bao gồm Business Consultant hay Management Consultant.

·             Business Process Analyst: Vị trí này cũng mang trách nhiệm phân tích qui trình nghiệp vụ nhưng có một chút thiên về kĩ thuật hơn. So với chuyên gia phân tích qui trình bên trên thì vị trí này thiên về sử dụng công cụ để mô hình hoá qui trình hay thậm chí là triển khai qui trình nghiệp vụ đó. Nói một cách khác kết quả công việc của vị trí này ở dạng hướng kĩ thuật hơn với một loạt các mô hình mô phỏng qui trình nghiệp vụ.

Một số chức danh khác mang cùng ý nghĩa công việc như Business Process Engineer, Workflow Engineer v.v.

·             IT Business Analyst: Với vị trí này thì các yêu cầu thay đổi một lần nữa được đưa gần hơn đến thiết kế giải pháp kĩ thuật. Nhìn chung, đây là vị trị mà công việc liên quan đến việc phân tích và khơi gợi yêu cầu từ người dung để rồi từ đó đề xuất hướng giải quyết bằng cách vận dụng công nghệ.
“Hầu hết các BA kinh nghiệm của viện BA quốc tế đều giữ vai trò này”- Trích Modern Analyst

Nói cách khác, đây là vị trí cầu nối giữa giải pháp công nghệ và nhu cầu của người dùng. Họ thường tham gia vào giai đoạn dự án đã được triển khai. Những công việc đặc trưng bắt đầu từ việc khơi gợi nhu cầu cốt lõi từ người dung, phân tích và đề xuất giải pháp, cho đến việc tạo tài liệu cho những nghiệp vụ cụ thể liên quan đến giải pháp được đề xuất. Đây cũng chính là vị trí BA mà phải tiếp xúc nhiều với các bên khác nhau của dự án trong đó bao gồm cả đội ngũ xây dựng và phát triển giải pháp cũng như đội ngũ kiểm thử.

Các chức danh cũng liên quan đến vị trí này bao gồm Requirements Engineer, Requirement Analyst, Application Consultant, Application Analyst hay gọi chung là BA.

·             Systems Analyst (SA): Cũng là một IT BA như bên trên nhưng System Analyst sẽ tập trung nhiều hơn trong việc phân tích và thiết kế hệ thống/sản phẩm kĩ thuật. Nhìn chung, họ sẽ không được mong đợi thể hiện trách nhiệm trong việc khơi gợi và quản lí nhu cầu người dung (user business requirements/needs). Tuy nhiên họ lại có thể liên quan đến việc tạo tài liệu thiết kế sản phẩm/hệ thống (thường bao gồm tìa liệu liên quan đến quy trình nghiệp vụ cũng như tài liệu thiết kế hạ tầng kĩ thuật để xây dựng sản phẩm). Nói một cách khác cụ thể hơn, họ có thể làm việc với người BA chuyên khơi gợi và phân tích nhu cầu người dùng (như đã nêu trên) để tiếp thu thông tin cũng như tài liệu về nhu cầu người dùng. Từ đó SA sẽ tiếp tục làm việc với đội ngũ kĩ thuật để xây dựng và hoàn thiện tài liệu thiết kế sản phẩm/hệ thống.

Các chức danh khác liên quan đến vị trí bao gồm System Engineer hay gọi chung là BA.

·             Data Analyst: Đây là vị trí mà công việc tập trung vào phân tích dữ liệu và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong một hệ thống thông tin hay tổ chức kinh tế. Kết quả phân tích sẽ là cơ sở hỗ trợ trong việc xác định hay dự đoán vấn đề cũng như đưa ra quyết định thay đổi để giải quyết.

Các chức danh khác liên quan như Data Modeler, Business Intelligence Analyst, Data Warehouse Analyst, Systems Analyst hay gọi chung là BA.  

·             Usability/UX Analyst: Đây là công việc liên quan đến việc phân tích thói quen và cách thức của người dung để từ đó có những thiết kế giao diện cho một sản phẩm phần mềm mà thân thiện và tiện lợi cho người dung. Ở vị trí này người BA sẽ tập trung chủ yếu và tính khả dụng và việc trải nghiệm sản phẩm của người dung.

Các chức danh có liên quan bao gồm User Interface (UI) Designer, Web Designer, Usability Professional, User Experience Professional, Interaction Designer.

·             Functional Architect (FA): Đây là vị trí BA nhưng giá trị lại tập trung chủ yếu ở việc quản lý tính năng của một sản phẩm. Rất giống với vị trí Product Manager tuy nhiên FA lại tập trung thiên về việc một sản phẩm sẽ hoạt động như thế nào với chức năng gì hơn là về khía cạnh thị trường của sản phẩm hay thời gian để đưa sản phẩm vào thị trường mà thương thấy ở một Product Manager.

·             Business Systems Analyst: Đây là vị trí mà giá trị là sự kết hợp giữa IT BA và System Analyst.

Công việc cốt lõi của một BA là gì?

10 vai trò và trách nhiệm cơ bản của một BA

Yêu cầu nghiệp vụ là yếu tố cốt lõi và căn bản nhất trong việc phát triển một giải pháp kĩ thuật. Thế nhưng để có được những định nghĩa đúng đắn và phù hợp, một loạt những công việc liên quan phải được thực hiên. Dưới đây là 10  vai trò cũng như công việc chính trong việc xác định và quản lý yêu cầu nghiệp vụ:

1.         Rút trích yêu cầu - Yêu cầu nghiệp vụ là tối quan trọng để có thể phát triểu một giải pháp kĩ thuật. Vậy nên nghiệp vụ (solution requirements) được xác định một cách không chính xác hay không phù hợp sẽ luôn là lí do chính làm dự án thất bại.  Do đó, một người BA được yêu cầu thực hiện những bước khảo sát, tương tác và rút trích nhu cầu từ các đối tượng liên quan; từ nguyên tắc kinh doanh cơ bản, chính sách luật pháp đến các đối tượng người dùng của dự án.

2.         Dự đoán và xác định yêu cầu -  BA chuyên nghiệp và kinh nghiệm luôn hiểu rằng tình hình kinh doanh luôn thay đổi. Hiện thực đó dẫn đến sự phát triển không ngừng của nghành công nghệ nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh thay đổi. Dưới sự chuyển động không ngừng, chốt kế hoạch và yêu cầu sản phẩm là một bước hết sức cần thiết và quan trọng để thúc đẩy hiện thực hoá và đảm bảo sự thành công của dự án. Công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng dự đoán và xác định yêu cầu dựa trên những kết quả phân tích bản chất hiện tại và tương lai hoặc những yếu tố tiềm ẩn chưa được cân nhắc của sản phẩm. Đây có thể được xem như là bước ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.

3.     Giới hạn và đảm bảo tính tập trung của yêu cầu - Trong quá trình hoàn thiện yêu cầu nghiệp vụ của sản phẩm, BA luôn phải tỉnh táo để giữ được sự tập trung vào những nhu cầu cơ bản cốt lõi (business needs). Sự tập trung này sẽ giúp tránh được việc định nghĩa nhu cầu theo ý muốn chủ quan của một bên, điều mà có thể dẫn đến những yêu cầu lan man và không quan trọng đối với nhu cầu cốt lõi. Trong nhiều trường hợp mối liên hệ giữa yêu cầu giải pháp (solution requirements) và nhu cầu (business needs/requirements) không rõ ràng sẽ dẫn đến việc chứng thực tính quan trọng và độ ưu tiên của yêu cầu nghiệp vụ không được thực hiện một cách đúng dắn và chính xác. Điều này cũng sẽ dẫn đến những thay đổi không quan trọng được đưa ra và dần làm cho giải pháp ngày càng đi xa vời đối với nhu cầu cốt lõi.

4.        Tổ chức yêu cầu của giải pháp - Yêu cầu giải pháp thường bắt đầu từ những nguồn rất khác biệt, đôi khi có thể là đối lập. Người BA phải tổ chức và quản lí yêu cầu một cách hiệu quả cho vấn đề truyền tải dành cho tất cả các bên. Yêu cầu giải pháp (solution requirements) nên được phân loại tuỳ thuộc vào nguồn gốc cũng như điều kiện triển khai của nó. Sắp xếp và tổ chức thoả đáng sẽ giúp cho yêu cầu không bị rườm rà và gọn gàng, súc tích điều mà giúp cho việc triển khai dự án được tối ưu nhất trong vấn đề thời gian và chi phí.

5.        Chuyển đổi yêu cầu - BA phải là người rất giỏi trong việc chuyển đổi từ nhu cầu (business needs/requirements) thành yêu cầu của giải pháp hay sản phẩm (Solution requirements). Công việc này được thực hiện với khả năng phân tích và mô hình hoá yêu cầu thật tốt trong khi tất cả những yêu cầu được đưa ra phải được xây dựng trên sự tập trung và liên quan đến những mục tiêu và nhu cầu chiến lược. 

6.        Bảo đảm tính đúng đắn của yêu cầu nghiệp vụ - Tại những thởi điểm nhất định trong quá trình triển khai dự án, BA phải thường xuyên thực hiện việc kiểm tra và chứng thực những chức năng đang được phát triển (solution requirements) để đảm bảo chúng được xây dựng hợp lí, chính xác và thoả mãn được nhu cầu cốt lõi (business needs) đã được xác định từ ban đầu. Việc kiểm tra định kỳ này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro đầu tư bằng cách đảm bảo giải pháp đang xây dựng đáp ứng được nhu cầu cốt lõi trước khi tiến hành những bước đầu tư tiếp theo.

7.        Đơn giản hoá yêu cầu sản phẩm - BA phải luôn chú trọng tính đơn giản của yêu cầu. Thoả mãn được nhu cầu cơ bản (business needs) là ưu tiên hàng đầu của tất cả các dự án về IT. BA luôn phải xác định được đâu là nhu cầu cơ bản để tránh những công việc và nghiệp vụ rườm rà, không có liên hệ trức tiếp đến nhu cầu. 

8.        Kiểm tra và xác thực yêu cầu sản phẩm - BA phải triển khai việc kiểm tra và xác thưc sản phẩm để đảm bảo sản phâm được xây dựng sẽ đáp ứng đầy đủ và trọn vẹn nhu cầu cơ bản (business needs). Việc kiểm tra và xác thực sản phẩm được thực hiện liên tục xuyên suốt quá trình triển khai dự án. 

9.        Quản lý yêu cầu nghiệp vụ - Một cách đặc trưng là trong suốt quá trình phát triển của 1 dự án, yêu cầu nghiệp vụ (solution requirements) sẽ được truyền đạt, phản hồi và thống nhất. Trong vòng tuần hoàn đó thì nhu cầu cơ bản (business needs), cơ sở cơ bản hình thành 1 dự án, sẽ có thể được kiểm tra và phân tích lại. Tất cả những biến đổi trong vòng tuần hoàn đều dẫn đến yêu cập nhật đối với nghiệp vụ hay chức năng của sản phẩm. Tại đây, người BA được yêu cầu phải có khả năng quản lí yêu cầu nghiệp vụ một cách có hệ thống và khoa học. Đây tuy là công việc nhàm chán nhưng rất quan trọng cho việc quản lí triển khai dự án, quản lí phạm vi dự án, phân tích và đánh giá ảnh hưởng v.v.

10.   Vận hành, theo dõi và đề xuất cải tiến - Một khi tất cả yêu cầu nghiệp vụ đã được định nghĩa và thống nhất, sản phẩm được phát triển và chuyển giao, vai trò của người BA sẽ được chuyển sang việc bảo trì, theo dõi và đề xuất cải tiến. Công việc này liên quan đến một loạt những công tác liên quan như theo dõi, kiểm thử, báo cáo và đề xuất cải tiến/thay đổi để đáp ứng tốt hơn đối với nhu cầu cơ bản. Việc thành lập kế hoạch và đề xuất cũng sẽ được khởi xướng bởi người BA.

Business Analyst, tiến lên nấc thang mới

Ashish Mehta, Phó chủ tịch NTT Data, Ấn Độ phát biểu “BA không chỉ là một danh hiệu mà là để miêu tả một cá nhân sở hữu cách thức phù hợp trong việc đưa ra câu hỏi phù hợp tại những thời điểm phù hợp để có thể xác định được vấn đề của doanh nghiệp là gì và từ đó đề xuất giải pháp cho nó.”

Vậy bước đi kế tiếp cho một BA là gì? Mehta cho rằng sự phát triển không ngừng của các nền kinh tế cũng như thương mại toàn cầu sẽ ngày càng làm gia tăng nhu cầu đối với giá trí mà người BA mang lại. Ông cũng nói thêm “Công nghệ ở khắp mọi nơi. Mỗi doanh nghiệp đều là 1 tổ chức xử lý thông tin. Mọi người mỗi ngày đều nhắc đến Big Data và phân tích. Rất nhiều người hiểu công nghệ và có thể phát triển nó. Nhưng ít người hiểu được làm sao để áp dụng nó (công nghệ) trong việc giải quyết một vấn đề cụ thể của doanh nghiệp.”

Cùng tầm nhìn với Mehta, Howard Podeswa, Noble Inc. CEO, cũng cho rằng BA đang phát triển lên một cấp độ cao hơn trong quá trình trưởng thành của nghề. Ông nói “Đó là một cơ hội vô cùng to lớn cho nghành BA trong bối cảnh thương mại toàn cầu phát triển. Nhu cầu của doanh nghiệp đối với những giá trị mà BA mang lại sẽ chỉ ngày một tăng. Đó là những giá trị như hỗ trợ đưa ra những quyết định chính xác hơn, giải pháp đưa ra với giá thành tốt hơn, lượng công việc triển khai được giới hạn tốt hơn, quá trình triển khai suôn sẻ hơn.”

Tôi thường hay được mọi người hỏi Business Analyst là gì? Trong bối cảnh mới, bước đi mới, nếu được hỏi một lần nữa câu hỏi quen thuộc này thì tôi sẽ mượn lời trong câu chuyện bên dưới của Adiran Reed, Principal Consultant tại Blackmetric Business Solutions – Portsmouth U.K.

“Trong chuyến công tác đến Mỹ, tôi đã gặp 1 chút rắc rối tại sân bay Atlanta. Nhân viên an ninh đã hỏi tôi – ông làm nghề gì? Tôi trả lời Business Analyst. Nhân viên an ninh hơi nhíu mày, do dự một lúc và hỏi tiếp. Đó là nghề gì vậy? Tôi cho rằng đây là câu hỏi cơ bản mà bất kì ai cũng sẽ thường nhận được. Tuy nhiên tôi và bạn đều hiểu thật không dễ để đưa ra câu trả lời ngắn nhất trong tình thế của tôi.

Quả thật khi áp lực xuất hiện thì bạn luôn tìm ra cách đơn giản nhất để diễn giải ý của mình. Sau chặng bay dài, tôi bất ngờ bị buộc phải đưa ra định nghĩa về nghành BA ở dạng súc tích nhất mà anh nhân viên an ninh hiểu được. Tôi trả lời – BA giúp doanh nghiệp/tổ chức thay đổi, cải thiện và đạt được kế hoạch chiến lược.”